A Budapesti Ügyvédi Kamara informatikai és szolgáltatási működése

Áttekintés

A Kamara a harmadik féltől származó szolgáltatások mellett saját erőforrásból is szervez és nyújt szolgáltatásokat. Ezek kevésbé látványos, nyilvánvaló területek, sokkal inkább infrastrukturális jellegűek, amelyeket hajlamosak vagyunk mindennapi életünk során megszokni, és nem észrevenni. Ezen az oldalon szeretnénk bemutatni azt a három fő területet, amelynek segítségével a Kamara szeretné a tagság mindennapos életét, munkáját megkönnyíteni.

A kamarai szolgáltatások összefoglaló táblázata 2006-2015 [PDF, 146KB]

  • Az informatikai részleg felel a kamara IT-eszközeinek működéséért, a kamara szervereinek és adatainak biztonságáért, a támogató és háttérfolyamatok zökkenőmentességéért. Fejlesztik a kamara online felületeit, és az ott elérhető szolgáltatásokat, emellett pedig gondoskodnak a kamarai nyilvántartás napi működtetéséről, az egyéb szervezetekkel, hivatalokkal történő adatcserékről.

    Munkatársaink

    • Borbély Gábor – informatikai igazgató, vezető fejlesztő
    • Kovács Dénes – rendszergazda
    • Paller Ádám – front-end fejlesztő
  • A szolgáltatási részleg feladata az ügyvédek közvetlen támogatása, akár információforrásokról (könyvtár, irattár), akár az elektronikus kamarai szolgáltatások igénybe vételéről (helpdesk) van szó. Szintén itt készülnek a hírlevelek és szerkesztik a honlapot, valamint kutatják fel, tervezik meg vagy készítik elő a további, harmadik féltől származó szolgáltatásokat (pl. JogTudor).

    Munkatársaink

    • Takács Dániel – szolgáltatási igazgató
    • Abai Bernadett – könyvtáros és szolgáltatási menedzser
    • Aranyos Nándor – könyvtáros
    • Biricz Melinda – szerkesztő, támogatás, informatikai menedzser
  • Az üzemeltetési részleg felel a kamara épületének működéséért. Ellátják a takarítás, portaszolgálat, karbantartás feladatait. Velük lehet találkozni a ruhatárban, ők szervezik meg a kamarai események on-line közvetítéseit, és gondoskodnak a cateringről.

    Munkatársaink

    • Makray Balázs – karbantartás, üzemeltetés, technikai háttér
    • Borda András – ruhatár, talárkölcsönzés
    • Lóránt Balázs – portaszolgálat
    • Nagy Ferenc – portaszolgálat
    • Takarítók

DeathtoStock_Medium6

Főbb feladatok

A két terület elsődleges közös feladata:

  • a kamara működésével kapcsolatosan felmerülő, első sorban informatikai eszközökkel megoldható, és ilyen vonatkozású igények felmérése, dokumentálása és specifikálása;
  • az igényre választ adó folyamatok és eszközök informatikai megvalósítása;
  • ezen eszközök támogatása oktatással, betanítással, valamint technikai helpdesk-kel, support-tal.
Az informatikai és szolgáltatási feladatok egy részlegként működött 2013 augusztusa és 2014 decembere között, azóta pedig szétválva, de szorosan együttműködő szervezeti egységként folytatják a munkát.
  • Az informatikai terület

    • informatikai stratégia és az operatív tervek, projektek és azokhoz kapcsolódó beszerzések kidolgozása, végrehajtásuk irányítása;
    • hardverek működtetése, rendszerbiztonság fenntartása;
    • az informatikai beszerzések előkészítése és a végrehajtások irányítása;
    • külső informatikai szolgáltatókkal való kapcsolattartás, illetve annak koordinálása;
    • kamara belső informatikai fejlesztéseinek irányítása;
    • az üzemeltető és operatív munkatársak (rendszergazda, informatikai menedzser, stb) irányítása és szükség szerinti támogatása;
    • az egyes feladatkörökre vonatkozó jelentéstétel, a szükséges kamarai döntések előkészítése, majd végrehajtása;
    • adott szervezeti egység szakmai vezetőjével, a felelős titkárral és a szolgáltatási igazgatóval együttműködve az egyes kamarai, szervezeti munkafolyamatok tervezése, specifikálása, a támogató – szoftver és hardver – infrastruktúra létrehozásának vezetése;
    • a MÜK informatikai vonatkozású projektfeladatainak BÜK oldali követése, aktív támogatása;
    • interoperabilitással, kamarai nyilvántartásokkal, adatkapcsolatokkal, adatátadásokkal kapcsolatos közigazgatási és más területi kamarai projektek követése, a törvényi kötelezettségek teljesítésének folyamati támogatása;
    • a kamarát érintő szabályozások, projektek véleményezése folyamatszervezési és informatikai szempontból;
    • társszervezetekkel történő informatikai témájú kapcsolattartás;
    • interoperabilitással, kamarai nyilvántartásokkal, adatkapcsolatokkal, adatátadásokkal kapcsolatos projektek követése, a törvényi kötelezettségek teljesítésének folyamati támogatása;
    • a mindehhez szükséges személyi feltételekre javaslattétel és a feladatokban közreműködő személyi állomány irányítása.

    Az informatikai terület folyamatos minőségbiztosítási támogatást kap a BBKK Kft.-től.

  • A szolgáltatási terület

    • törzskari jellegű támogatásokat végez az elnök, a főtitkár, a bizottságok számára;
    • közreműködik a szakmapolitikai (ügyvédi praxisokat érintő vagy szűkebb kamarai) stratégiák kialakításának tervezésének és és implementációinak folyamataiban;
    • közreműködik kamara- és praxistámogatási stratégiák, projektek és azokhoz kapcsolódó beszerzések kidolgozásában és lebonyolításában;
    • az egyes területekre vonatkozó jelentéstétel, a szükséges kamarai döntések előkészítése, majd végrehajtása;

     

    • általános informatikai felvilágosítást nyújt a tagságnak (honlaphozzáférés, JÜB, operációs rendszerekkel kapcsolatos felvilágosítás tagnyilvántartási felvilágosítások stb);
    • a pénzügyi területet támogató ügyfél kommunikációban (folyószámla-egyeztetések) vesz részt;
    • rendszeres eseti támogatást ad logisztikai, lebonyolítási feladatokban;
    • a kamara más egységeit támogató, eseti kamaraközi együttműködésekben vesz részt;
    • az adott szervezeti egység szakmai vezetőjével, a felelős titkárral és az informatikai vezetővel együttműködve az egyes kamarai szervezeti munkafolyamatok követése, specifikálása, a támogató folyamatok létrehozásának koordinálása;
    • kamara- és szervezetközi együttműködések koordinációja;
    • interoperabilitással, kamarai nyilvántartásokkal, adatkapcsolatokkal, adatátadásokkal kapcsolatos projektek követése, a törvényi kötelezettségek teljesítésének folyamati támogatása;

     

    • JogTudor projektek vezetése;
    • oktatás, ügyvédiskola, ügyvédakadémia folyamati szabályozásának eseti igény szerinti támogatása, fejlesztési koncepciók készítése, megvalósításának koordinációja;
    • az ügyvédi adminisztratív tehercsökkentési projektfeladatok, ezekkel összefüggő informatikai fejlesztések támogatása;

     

    • a kamara normál működéséhez kapcsolódó bizonyos eseti feladatokban, kampányokban való aktív részvétel (kamarai választásokban való részvétel, egyes rendezvényekben való közreműködés) eseti felkérés alapján;
    • marketing, kommunikáció, honlap, hírlevél menedzselése, együttműködés a Pesti Ügyvéd szerkesztőségével;
    • támogatja a kamara egyes rendezvényeit (közgyűlések, konferenciák, kulturális, vagy más rendezvények);
    • a könyvtár vezetése, olvasószolgálat, irodalomkutatás szolgáltatása, múzeális állomány gondozása, feltárása, a Kamara anyagaiból időszakos kiállítások és bemutatók összeállítása;
    • az irattár gondozása, eseti igények alapján történő feltárása.

DeathtoStock_Medium9

Projektek az elmúlt időszakban

A két szakmai területet együttesen érintő feladatok szervezeti és szervezési szempontok szerint három csoportba sorolhatók:

  • az elnökség döntései nyomán tanácsadókhoz kiszervezett projektekben való részvétel (pl. Arhitel, Depositiv, honlap-átalakítás);
  • a korában kiszervezett feladat teljes körű átvétele (e-Lexiosz kamarai nyilvántartó és ügyviteli szoftver fejlesztése, gondozása és támogatása);
  • végig belső erőforrással végzett projektek, fejlesztések (pl. JogTudor, ügyvédi irodák számviteli beszámolók benyújtása);

Mindhárom típusra jellemző, hogy hogy a feladatvégzés során folyamatosan konzultálni kell a Kamara által megbízott tanácsadókkal, elsősorban minőségbiztosítási és folyamatszervezési szakemberekkel (BBKK Kft., Szűts Veronika, Opennetworks Kft.), illetve a többi kamarai munkaterület vezetőivel, tisztségviselőkkel.

A terület számtalan olyan feladattal, igénnyel találkozik, amelyekből a teljes hazai ügyvédség javát szolgáló, általános érvényű tapasztalatokat lehet levonni. Ezt egészítették ki azok a szolgáltatások, amelyek a BÜK számára árbevételt hoztak (JogTudor Plusz Kft-n keresztül történő Jogtudor értékesítés nem budapesti ügyvédeknek);

Különösen sok tapasztalattal járt a 2015-ös két új alkalmazás, az ügyvédi irodák számviteli beszámolók benyújtása és a MÜK által kifejlesztett letétbejelentési rendszer).

Az alábbiakban először az egyes projekteket mutatjuk be, majd ezek időrendiségét.

  • JogTudor

    A JogTudor szolgáltatással tagságunkat 2013 és 2015 között 3 kampányban értük el  Elsőként 2013 tavaszán/nyarán indítottuk el Budapesten és országosan (utóbbit a JogTudorPlusz Ügyvédi Szolgáltató Kft végezte), majd 2014 nyarán indult a következő kampány (szintén helyi és országos szinten), majd 2015 nyarán a harmadik kampány, de már csak Budapesten. A szolgáltatás keretében két szolgáltató csomagját lehetett igénybe venni, illetve megvásárolni, Budapesten pedig több körben papír alapú és elektronikus könyveket is át lehetett venni.

    A projekttel kapcsolatos IT-feladatok:

    • Regisztrációs felületek kialakítása: jogosultságok beállítása, autentikációs rendszerrel való összekötés, a szolgáltatók részére automatikus adatátadási csatornák létrehozása és karbantartása
    • Kampány-felület kialakítása: a JogTudor adatbázis-szolgáltatásokon kívül elérhető egyéb tartalmakra történő regisztrációs lehetőség
    • Adminisztrációs felület: a rögzített választások lekérdezési lehetősége, személyes átvétel estén az ehhez szükséges folyamat fejlesztése (meghatalmazás és átadás rögzítése)
    • Országos terjesztéssel kapcsolatos felület: tájékoztató és regisztrációs felület, automatikus adatátadás az ügyintézők és a szolgáltatók részére

    A projekttel kapcsolatos támogatási feladatok:

    • Tájékoztatás az elérhető szolgáltatásokról, kiadványokról (telefonon, emailben és a honlapokon)
    • Helpdesk a regisztrációs/bejelentkezési/választási folyamathoz (emailben és telefonon)
    • Adattisztítási folyamatok indítása a jelzett hibák alapján (személyes adatok, kapcsolattartási adatok)

    A JogTudorról és annak kronológájáról bővebben a JogTudor kronológia oldalon lehet olvasni.

  • e-Lexiosz.HU

    A 2011 szeptemberi országos ügyvédvezetői értekezleten lezajlódott szakmai vitát követően a kamara főtitkárának kezdeményezésére és irányításával  2011 novemberében mutattuk be a budapesti nyilvántartási rendszer bemutatására a többi területi kamara ügyintézőinek és felelős vezető tisztségviselőinek.

    Ennek a találkozónak a nyomán született meg az a BÜK elnöksége és közgyűlései támogatott koncepció,  hogy jöjjön létre egy olyan egységes adatkezelési rendszer, amely garantálja a kamarák közti folyamatok és adatcserék biztonságát, ezen felül pedig a területi kamarák és a MÜK közti folyamatokat is jóval olcsóbbá és hatékonyabbá teheti. E koncepciókba bevontuk a Magyar Ügyvédi Kamarát. 2013 nyarán – fél éves előkészítés után – készült el az a nyilvántartási tesztrendszer, amely a Budapesten bevezetett nyilvántartási rendszerrel kapcsolatosan megszerzett tapasztalatokat is hasznosította már. A rendszer célja olyan visszterhes informatikai szolgáltatás nyújtása volt más kamaráknak, amely az egységes országos területi kamarai nyilvántartások kialakulásához vezet. A rendszert a területi kamarák fele kezdte el aktívan tesztelni, a kapott felhatalmazások alapján, a MÜK-kel és alvállalkozójával, a Keyserve-vel szorosan együttműködve feltöltöttük, és kitisztítottuk a teljes országos ügyvédi adatbázist. A rendszer szolgálta ki a JogTudor vidéki értékesítését 2015. június 30-ig, melynek árbevétele  biztosította a rendszer fenntartását. A további fenntartásról és továbbfejlesztésről a Magyar Ügyvédi Kamara informatikai stratégiájának függvényében kerülhet sor.

    A projekttel kapcsolatos IT-feladatok:

    • A budapesti rendszer alapján által elkészített rendszer finomhangolása, felületének fejlesztése a visszajelzések alapján (előtanulmányként a budapesti rendszer fejlesztéséhez)
    • Adatbázis tisztítása
    • Egységes országos autentikációs rendszer megvalósíthatóságának tanulmányozása
    • Kisebb funkciók és adatmezők lefejlesztése a törvényi megfelelőség érdekében (pl. KASZ)

    A projekttel kapcsolatos támogatási feladatok:

    • Kamarai ügyintézők oktatása, folyamatos tájékoztatása
    • Felhasználói kézikönyv készítése és közreadása, frissítése
    • Visszajelzések kezelése, azok alapján a javítások előkészítése
    • Folyamatos kapcsolattartás és egyeztetés a Keyserve Kft.-vel és a MÜK-kel
  • e-Lexiosz

    Legfontosabb feladatuk a BÜK által használt nyilvántartási és ügyintézési rendszer karbantartása és fejlesztése.

    Feladatainkat alább részletezzük:

    1. Admin backend
      1. IT-feladatok: felhasználói visszajelzések alapján megjelenítési és folyamati módosítások végrehajtása
      2. Támogatási feladatok: az új elemekkel és folyamatokkal kapcsolatos betanítás és helpdesk nyújtása
    2. Pénzügyi rendszer
      1. IT-feladatok: könyvelési hibák korrigálása, előírások készítése, korrekciója, törlése
      2. Támogatási feladatok: számítógép-kezelési segédlet (Office, nyomtatók), jelzett problémák okainak felkutatása, megoldási javaslat készítése, megoldási folyamat követése, kapcsolattartás harmadik féllel (banki rendszer, auditor, tanácsadó), nyilvántartottak észrevételeinek és panaszainak kezelése és követése (telefon, email)
    3. Tagnyilvántartás
      1. IT-feladatok: törvényi előírások követése, ennek érdekében a szükséges adatmezők és folyamatok fejlesztése, javítása, átfogó javítási koncepció készítése
      2. Támogatási feladatok: törvényi előírások változásának követése, ennek alapján specifikációk készítése, ügyintézői/kamarai igények követése, egyeztetése, kapcsolattartás az ügyintézőkkel, kapcsolattartás harmadik féllel (auditor, ÁNY, Microsec, NetLoc, MÜK, Keyserve, Opennetworks)
    4. Fegyelmi – végrehajtás
      1. IT-feladatok: folyamatok és felületek fejlesztése, pénzügyi rendszer illesztése a fegyelmi folyamatokhoz
      2. Támogatási feladatok: specifikáció készítése az egyeztetésen kapott szempontok alapján, 2015.03-tól a teljes folyamat adminisztrációja
    5. Irodák számviteli beszámolóinak benyújtása – a szolgáltatásról bővebben az erről szóló tájékoztató oldalokon lehet olvasni
      1. IT-feladatok: beszámoló folyamat specifikálása és fejlesztése, autentikációs rendszer illesztése, regisztrációs és meghatalmazási felület és folyamat fejlesztése, kapcsolat kiépítése a Hivatali Kapuval, a beszámolók feldolgozását végző mechanizumusok fejlesztése, közzétételi folyamat és felület fejlesztése
      2. Támogatási feladatok: megoldási lehetősége kidolgozása a beszámolók feldolgozására, specifikáció készítése, döntéshozáshoz előkészítő anyagok készítése, beszámolóhoz szükséges űrlapok elkészítése, kapcsolattartás az IM Cégszolgálattal, az Elektronikus Kormányzatközponttal, a NAV-val, kapcsolattartás és helpdesk nyújtása könyvelőknek, irodai adminisztrátoroknak és irodavezetőknek
    6. Ügyvédi igazolvány
      1. IT-feladatok: az igazolványszámok automatikus beolvasása és feldolgozása az ÁNY Nyrt. által szolgáltatott fájlokból, az elektronikus igénylés és automatikus visszavonás lehetőségeinek felmérése, specifikálása
      2. Támogatási feladatok: kapcsolattartás az ÁNY-nyel, MÜK-kel, ügyintézői igények felmérése, az elektronikus igénylés és automatikus visszavonás lehetőségeinek felmérése, specifikálása
    7. Tanúsítványok
      1. IT-feladatok: tanúsítvány-adatok automatikus beolvasása és feldolgozása a Microsec és NetLock által szolgáltatott fájlokból
      2. Támogatási feladatok: kapcsolattartás a NetLockkal és a Microseccel, helpdesk nyújtása ügyvédek részére
    8. Központi nyilvántartás (MÜK, Keyserve, OÜNY, KASZ)
      1. IT-feladatok: adatcsere-protokoll kialakítása és üzemeltetése a másik fél felé, a szolgáltatott adatok hitelességének és biztonságának biztosítása
      2. Támogatási feladatok: kapcsolattartás az adott féllel, közös munkával specifikációk létrehozása
    9. Regisztrációs felületek (közgyűlés/választás, konferenciák)
      1. IT-feladatok: illesztés az autentikációs rendszerhez, regisztrációs felület kialakítása
      2. Támogatási feladatok: adminisztrátorok betanítása, események adminisztrációja, ügyvédek részére helpdesk nyújtása
    10. Törvényszéki adatkapcsolat
      1. IT-feladatok: adatkapcsolat kiépítése a Fővárosi Törvényszék felé
      2. Támogatási feladatok: specifikáció egyeztetése, kapcsolattartás a Fővárosi Törvényszékkel, ügyvédek részére helpdesk nyújtása

DSCF7252

Időrendi áttekintés

  • 2013.10 – 2014.01 – e-Lexiosz.HU adattisztítás, normalizálása, egységes ügyvédi nyilvántartás koncepciójának elkészítése
  • 2014.01 - Arhitel (autentikációs rendszer, rendszerek szinkronizációjának tervezése)
  • 2014.01 – 2014.06 - e-Lexiosz.HU támogatás, hibajavítás, felület fejlesztése
  • 2014.02 - közgyűlési részvétel felület fejlesztése, oktatása
  • 2014.02 – 2014.03 - adatcsere-protokoll átalakítása (MÜK, Keyserve)
  • 2014.04 - végrehajtás felület (specifikáció készítése, egyeztetés, folyamatok és felület elkészítése, tesztelése – hiányos input miatt felfüggesztett, majd magasabb prioritású feladatok miatt jegelt projekt)
  • 2014.05 - PTK továbbképzés regisztráció
  • 2014.05 – 2014.05 - jogtudorplusz.hu regisztrációs felület és backend fejlesztése, támogatása
  • 2014.06 - JogTudor meghosszabítás, kampány-modul átalakítása elektronikus meghatalmazások rögzítéséhez, kiadványok kiosztásának automatizálása (tervezet)
  • 2014.08 – 2014.12 - adattisztítás, pénzügy, pénzszám interfész
  • 2014.09 - kamarai események (konferenciák, továbbképzések) regisztrációs felület
  • 2014.10 – 2014.11 - informatikai stratégia
  • 2014.10 – 2015.02 - számviteli beszámoló előkészítés (egyeztetés az IM Cégszolgálattal, forgatókönyvek kikdolgozása, specifikáció készítése)
  • 2014.11 – 2014.12 - törvényszéki iratbetekintési rendszerhez adatszolgáltatás kialakítása
  • 2015.01 – 2015.04 - nyilvántartotti ügyintézési felület átalakítás
  • 2015.01 - adószám-adatbázis tisztítása
  • 2015.02 - kiosztott KASZ-ok rögzítése
  • 2015.03 – 2015.05 - számviteli beszámoló fejlesztés (kapcsolat kiépítése a Hivatali Kapuval, űrlapok elkészítése, tesztelése, űrlapok feldolgozása)
  • 2015.04 - igazolványok visszavonásának publikálását támogató felület a honlapon
  • 2015.05 - számviteli beszámolók támogatás (telefonos ügyfélszolgálat, ügyintézői felület oktatása)
  • 2015.03 -> IT szolgáltató váltás előkészítése
  • 2015.04 -> ügyintézői felület átalakításai
  • 2015.05 -> felvételi folyamat IT támogatásának felülvizsgálata
  • 2015.06 -> ügyvédiskolai / ügyvédakadémiai jelentkezési felület